ISAE 3402: alles wat je moet weten over de ISAE 3402 verklaring 

In een wereld waar betrouwbaarheid en transparantie de sleutel zijn tot succes, speelt de ISAE 3402 verklaring een cruciale rol. Dit document is niet zomaar een formaliteit; het is een essentieel instrument dat het vertrouwen tussen bedrijven, hun klanten, stakeholders en leveranciers versterkt. Maar wat maakt de ISAE 3402 verklaring zo belangrijk? En hoe kan het uw organisatie ten goede komen? Duik met ons mee in het belang van deze verklaring, de verschillende typen en de voordelen ervan, en ontdek hoe het de integriteit en betrouwbaarheid van uw bedrijfsprocessen kan garanderen.  

Wat is een ISAE 3402 verklaring? 

ISAE 3402 staat voor “International Standard on Assurance Engagements (ISAE) No. 3402” en is een assurance-standaard voor audits die rapporteren over de beheersing van uitbestede processen van voornamelijk financiële processen. Deze verklaring wordt steeds vaker als standaard gebruikt voor veel financiële organisaties die IT en andere ondersteunende processen uitbesteden. Deze benadering stelt organisaties in staat om zich te concentreren op hun kernactiviteiten, terwijl gespecialiseerde bedrijven de uitbestede taken uitvoeren. Het is van cruciaal belang dat de leverancier van deze processen een solide informatiebeveiligingsbeleid heeft. Organisaties willen er immers zeker van zijn dat de risico’s en de informatie van henzelf en hun klanten goed worden beheerd, beschermd en gemonitord. 

Dus een ISAE 3402 verklaring wordt vaak gebruikt om vertrouwen te bieden aan klanten en stakeholders over de organisatieprocessen. Met een ISAE 3402 verklaring laat een leverancier zien dat de uitbestede processen goed worden beheerd en dat er op een veilige manier wordt omgegaan met de informatie van hun opdrachtgever. 

Wat is het doel van een ISAE 3402 verklaring? 

De ISAE 3402 verklaring heeft twee belangrijke doelen. Allereerst biedt het vertrouwen aan uitbestedende organisaties en stakeholders in de interne beheersingssystemen van serviceproviders. Hierdoor kunnen uitbestedende organisaties met meer vertrouwen processen overdragen aan bijvoorbeeld SaaS-leveranciers, wetende dat de juiste controlemaatregelen zijn geïmplementeerd om risico’s te beheren en de naleving van wet- en regelgeving te waarborgen. 

Ten tweede draagt de ISAE 3402 verklaring bij aan transparantie en verantwoording. Het biedt inzicht in hoe serviceorganisaties omgaan met risicomanagement, informatiebeveiliging en incident management, waardoor uitbestedende organisaties een beter begrip krijgen van de beheersing van hun uitbestedingspartners. Dit helpt bij het verzekeren van een effectieve en beheerste relatie, terwijl tegelijkertijd wordt voldaan aan de verwachtingen van regelgevende instanties en andere belanghebbenden. 

Waarom een ISAE 3402 verklaring? 

Er zijn diverse redenen waarom een ISAE 3402 verklaring van cruciaal belang is. Hieronder worden de twee belangrijkste redenen uiteengezet. 

Wettelijke verplichting 

Conform artikel 4.16 van de Wet op het financieel toezicht (Wft) zijn financiële instellingen wettelijk verplicht om bij outsourcing aan te tonen dat processen adequaat worden beheerd. Dit wordt gedaan door middel van een ISAE 3402 rapport, waarin de controle en beheersing van alle uitbestede processen worden gedocumenteerd. Zo kunnen financiële instellingen laten zien dat zij effectief toezicht houden op hun uitbestede activiteiten en de naleving van relevante regelgeving waarborgen. 

Groeiende behoefte 

Daarnaast groeit de vraag naar ISAE 3402 verklaringen vanuit organisaties en hun accountants. Deze verklaringen zijn essentieel omdat accountants die de jaarrekening van financiële instellingen controleren, ook de processen moeten onderzoeken die zijn uitbesteed aan serviceorganisaties. Door een verklaring van leveranciers te hebben, wordt dubbel werk vermeden, aangezien deze processen al zijn beoordeeld door een andere partij, namelijk de auditor. Dit stroomlijnt niet alleen het controleproces, maar biedt ook een extra niveau van zekerheid aan alle betrokken partijen. 

Verschillende type ISAE 3402 verklaringen 

Binnen de ISAE 3402 standaard worden twee verschillende typen verklaringen onderscheiden, namelijk Type 1 en Type 2. Hoewel beide typen gericht zijn op het bieden van inzicht in de interne beheersingssystemen van een serviceorganisatie, is er een duidelijk verschil in de diepgang van de beoordeling en de periode waarover deze plaatsvindt. 

Type 1 

Een Type 1-verklaring bevestigt de opzet en het bestaan van de interne beheersmaatregelen op een specifiek moment in de tijd. Dit betekent dat de auditor beoordeelt of de controles zijn ontworpen en operationeel zijn op het moment van de beoordeling. Het rapport biedt een momentopname van de controleomgeving en is daarmee geschikt ter voorbereiding of als voorloper op een Type 2 rapport. 

Type 2 

Een Type 2-verklaring gaat verder dan Type 1 door ook de effectiviteit van de controlemaatregelen gedurende een periode van minimaal zes maanden te evalueren. Gedurende deze periode verzamelt de auditor bewijsmateriaal over de werking van de processen of tools, inclusief bijbehorende risico’s en beheersmaatregelen. De auditor beoordeelt hoe de maatregelen hebben gewerkt om de vastgestelde doelstellingen te behalen. Dit type bevat een verklaring van de auditor waarin wordt bevestigd dat de beschreven maatregelen gedurende de evaluatieperiode hebben gewerkt. 

Dus een audit voor ISAE 3402 Type 2 is aanzienlijk uitgebreider dan die voor een Type 1. Beheersmaatregelen worden op verschillende momenten getoetst op hun effectieve werking, waardoor er meer zekerheid ontstaat over de effectiviteit van de maatregelen en daarmee de beheersing van de dienstverlening zoals afgesproken. Dit maakt de verklaring waardevol voor organisaties die willen aantonen dat hun interne beheersing gedurende een langere periode effectief is.  

De voordelen van een ISAE 3402 verklaring  

Een ISAE 3402-verklaring biedt diverse voordelen voor organisaties, waaronder flexibiliteit, maatwerk en een nauwe betrokkenheid bij veranderingen binnen de organisatie. 

• Maatwerk voor je organisatie: ISAE 3402 biedt maatwerkoplossingen die zijn afgestemd op de behoeften van de organisatie. Hierdoor kunnen bedrijven specifieke controlemaatregelen implementeren die aansluiten bij hun bedrijfsactiviteiten en risicoprofiel. Dit zorgt voor een effectieve en efficiënte controleomgeving die aansluit bij de specifieke eisen en doelstellingen van de organisatie. 

• Betrokkenheid bij veranderingen: Een ISAE 3402-verklaring gaat verder dan alleen een momentopname van de interne beheersing. Het houdt ook rekening met veranderingen binnen de organisatie en biedt een mechanisme om de effectiviteit van de controlemaatregelen voortdurend te evalueren en aan te passen. Hierdoor blijft de organisatie wendbaar en kan deze snel inspelen op veranderingen in de omgeving en in de bedrijfsvoering. 

Best practices voor het behalen van de ISAE verklaring 

Het behalen van een ISAE 3402-verklaring vereist niet alleen een grondige beoordeling van interne processen, maar ook een gestructureerde aanpak om te voldoen aan de vereisten van deze standaard voor rapportage over uitbestede processen. In dit gedeelte zullen we enkele van de best practices bespreken die organisaties kunnen volgen om succesvol te zijn bij het behalen van een ISAE 3402-verklaring. 

1. Blijf op de hoogte van veranderingen in de organisatie 

Het is essentieel om voortdurend op de hoogte te blijven van veranderingen binnen de organisatie. Dit stelt je in staat om tijdig aanpassingen aan te brengen in de controlemaatregelen, zodat ze goed aansluiten bij de actuele risico’s en behoeften van de organisatie. Wees proactief bij het opstellen van nieuwe controls om veranderingen voor te zijn en de effectiviteit en integriteit van de interne beheersing te waarborgen.  

2. Specifieke beschrijving van controles 

Zorg ervoor dat de controlemaatregelen zo specifiek mogelijk worden beschreven. Een gedetailleerde beschrijving zorgt ervoor dat de controles niet te breed of te vaag worden geformuleerd, waardoor ze niet effectief kunnen worden toegepast binnen de organisatie. Wees scherp en specifiek in het formuleren van controles om ervoor te zorgen dat processen adequaat kunnen worden gemonitord en beheerd. 

3. Inspiratie putten uit andere frameworks 

Het is waardevol om inspiratie te halen uit andere frameworks die relevant zijn voor jouw organisatie en die overlappen met het ISAE 3402-framework. Door elementen uit verschillende frameworks te integreren, kun je een juist framework ontwikkelen dat nauw aansluit bij de specifieke behoeften en context van jouw organisatie. Dit stelt je in staat om te voldoen aan meerdere normen en best practices, waardoor de effectiviteit en toepasbaarheid van je interne beheersingsmaatregelen wordt versterkt. 

4. Vraag hulp bij Surelock!

Met Surelock’s Security Consultancy kan jij worden geholpen om ISAE 3402 op een juiste manier te implementeren. Hieronder 5 redenen om een Security Consulant van Surelock in dienst te nemen:

1. Voldoe aan de eisen vanuit de klant
2. Zorg voor een beter imago
3. Zet de volgende stap met je organisatie
4. Voldoe aan de nieuwste europese wet en regelgeving
5. Toon aan dat je veilig bent, een uithangbord voor nieuwe klanten

Voor wie is een ISAE 3402 verklaring? 

De ISAE 3402 verklaring is ontwikkeld omdat organisaties en toezichthouders meer inzicht wilden krijgen in hoe uitbestede processen worden beheerd. Met de ISAE-standaard kunnen toezichthoudende instanties, zoals bijvoorbeeld de Nederlandsche Bank, vragen stellen aan klanten van jouw organisatie of eisen stellen met betrekking tot uitbestede processen. Hierbij wordt de focus gelegd op risicobeheer en maatregelen voor informatiebeveiliging. De ISAE-verklaring richt zich op organisaties die worden onderzocht op de geïmplementeerde maatregelen om de kritieke processen van hun klanten te beschermen.  

Wat is het verschil tussen ISAE 3402, ISO 27001 en SOC 2 

ISAE 3402, ISO 27001 en SOC 2 zijn allemaal belangrijke standaarden en frameworks met betrekking tot informatiebeveiliging. Maar wat zijn precies de verschillen? 

ISAE 3402 

• ISAE 3402 richt zich voornamelijk op rapportage over de interne controles bij serviceorganisaties, inclusief uitbestede processen die van invloed kunnen zijn op de financiële rapportage van klanten 
• Het doel van deze verklaring is om klanten van serviceorganisaties (zoals financiële instellingen) vertrouwen te geven in de beheersing van uitbestede processen en de impact ervan op hun financiële rapportage 
• De verklaring leidt niet tot een certificaat, maar tot een assurance-rapport dat wordt uitgegeven door een externe accountant. 
• ISAE 3402 is met name interessant voor software leveranciers, hosting & internet providers, managed service organisaties, callcenters en payroll organisaties. 

ISO 27001 

• ISO 27001 richt zich op het vaststellen, implementeren, onderhouden en verbeteren van Information Security Management System (ISMS) binnen een organisatie. Hierin wordt de norm en de bijbehorende beheersmaatregelen geïmplementeerd.  
• Het doel van ISO 27001 is om een systematische aanpak te bieden voor het beschermen van vertrouwelijke gegevens en informatie binnen een organisatie, ongeacht of deze wordt uitbesteed. 
• ISO 27001 kan leiden tot certificering, waarbij een onafhankelijke certificerende instantie de conformiteit van het ISMS van de organisatie met de norm beoordeelt en certificeert. 

SOC 2 

• SOC 2 is een framework ontwikkeld door de American Institute of CPAs en richt zich op de controle en rapportage van de beheersing van informatieverwerkingsrisico’s bij serviceorganisaties 
• Het doel van SOC 2 is om vertrouwen te bieden aan klanten en belanghebbenden over de effectiviteit van de beheersing van informatiebeveiliging, vertrouwelijkheid, privacy, beschikbaarheid en integriteit van systemen en gegevens bij serviceorgansiaties 
• SOC 2 leidt niet tot een certificaat, maar tot een SOC 2-rapport dat wordt opgesteld door een onafhankelijke auditor en waarin de bevindingen worden gerapporteerd over de beheersing van informatieverwerkingsrisico’s 
• De SOC2 is niet gebonden aan de financiele verslaggeving van een klant.  
• De inhoud van een SOC 2 wordt bepaald aan de hand van Trust Services Criteria, een verplichte set aan beheersdoelstellingen. Dit gaat hiermee verder dan een ISAE 3000 en 3402. 

Conclusie

De ISAE 3402 verklaring vormt een cruciale pijler in het verzekeren van transparantie en vertrouwen binnen de zakelijke uitbestedingspraktijken, essentieel voor organisaties die streven naar betrouwbaarheid en compliance in hun financiële en ondersteunende processen. Het onderscheid tussen Type 1 en Type 2 rapporten biedt organisaties flexibiliteit en maatwerk in het aantonen van hun interne controlemaatregelen. Door het voldoen aan deze standaard, en in samenhang met andere normen zoals ISO 27001 en SOC 2, kunnen organisaties een robuust framework van risicomanagement en informatiebeveiliging demonstreren. Dit versterkt niet alleen de relatie met klanten en stakeholders maar bevordert ook een cultuur van integriteit en verantwoording.

Kortom, de ISAE 3402 verklaring is onmisbaar voor organisaties die de kwaliteit en veiligheid van hun uitbestede processen willen waarborgen en tegelijkertijd willen voldoen aan wettelijke en marktverwachtingen.